Viisumi-termi juontuu latinankielisestä nimityksestä charta visa, joka tarkoittaa suoraan käännettynä "nähty paperi". Viisumidokumentin tarkoitus on osoittaa hänen ylittäessään rajaa, että hänelle on myönnetty lupa sitä varten. Lupalappu voi olla todellakin paperidokumentti, näinä päivinä myös sähköinen sellainen, mutta yhtä hyvin se voi olla passiin lyöty leima. Viisumia ei aina tarvita jos maat ovat sellaisen sopimuksen keskenään tehneet. Ne valtiot, joiden välillä ei ole viisumivapautta, usein asettavat viisumiin yksityiskohtaista informaatiota siitä tarkoituksesta, miksi viisumi on henkilölle myönnetty. Viisumiin voidaan merkitä esimerkiksi päivämäärät, jona aikana viisumi on voimassa, kuinka pitkään henkilö on oikeutettu olemaan maassa, onko viisumi kertaluontoinen vai oikeuttaako se esim. myös paluumatkaan.

Viisumianomukseen voi tilanteen mukaan olla syytä liittää erinäisiä lisäasiakirjoja, kuten työlupa ja työsopimus jos kyseessä on työviisumin hakeminen. Lisäasiakirjoiksi voidaan mieltää myös esimerkiksi merimiespassi ja puoltokirje.

Oleskeluaika ei ole sama asia kuin viisumiin merkitty voimassaoloaika. Viisumin voimassaoloaika määrittelee sen, milloin viisumi menee vanhaksi ja milloin käytännössä lupa olla kohdemaassa päättyy. Oleskeluajalla tarkoitetaan sitä aikaa jonka ajan henkilö saa olla maassa sinne saapumisen jälkeen. Joskus voimassaoloaika on sama kuin oleskeluaika.

EU:n sisäinen vapaan liikkuvuuden alue tunnetaan Schengen-alueena. Se tarkoittaa maiden välistä sopimusta, jonka solmijamaat luopuvat rajatarkastuksista eräin ehdoin. Säännöstöön liittyneet valtiot noudattavat keskenään yhtenäistä ulkorajan valvontaa eikä matkustusasiakirjoja yleensä tarkasteta niiden matkustajien kesken, jotka liikkuvat Schengen-säännöstöä soveltavien maiden välillä. Schengen-alueella liikkuminen ei suomalaiselle tarkoita kuitenkaan sitä, etteikö esimerkiksi passia tarvittaisi.

Suomalaiset matkustajat, jotka ovat liikkeellä ulkomailla Pohjoismaiden maissa, voivat nauttia maiden välisistä niin kutsutun vapaan liikkuvuuden järjestelyistä. Se tarkoittaa sitä, että Pohjoismaiden välillä ei tarvita matkustusasiakirjoja, mutta tietenkin esimerkiksi suomalaisen matkustaessa Ruotsiin, Norjaan, Tanskaan tai Islantiin on jotenkin kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä ja olevansa jonkin Pohjoismaan kansalainen.

Eri maissa on erilaisia viisumiluokkia. Esimerkiksi Liberiassa on vain yksi viisumiluokka, joka on visit (käynti). Viisumiluokkia ovat esimerkiksi turisti- ja liikemiesviisumit. On hyvä huolehtia ennen matkalle lähtöä, että viisumi on voimassa ja että siihen on varmasti merkitty asiaan kuuluva viisumiluokka.

Viisumimaksu on kertaluontoinen suoritus, jota ei yleensä makseta takaisin hakijalle, mikäli viisumianomus jostain syystä hylätään. Joskus viisumia voi hakea sähköisesti ja joskus suoraan lähetystöstä. Esimerkiksi Vietnamiin voi hakea viisumia postitse ja liittää hakemukseen passin ja passikuvan kera viisumin hinta sekä palautuskuori postimerkkien kera.